De Wolkom is aangemeld bij de organisatie Klachtenportaal. Daarnaast heeft De Wolkom een vertrouwenspersoon, haar gegevens staan in de informatiemap. 

Klachtenregeling bij De Wolkom is te vinden in de informatiemap, wat elke nieuwe hulpvrager bij aanvang traject ontvangt:
.....Als u niet tevreden bent over de zorg en hulp zeg het tegen de zorgverlener, of vertrouwenspersoon.

.....U kunt ook een klacht indienen met het klachtenformulier (clienten krijgen dit bij het ondertekenen van de zorgovereenkomst of ten alle tijde op te vragen via de mail, zie contact)

Een klacht is te verdelen in onderdelen en hun specificaties aan de
hand van de beroepscode van Verpleegkunde, Maatschappelijk
Werk en de Wet Kwaliteit Klachten en Geschillen zorg (WKKGZ):

BEROEPSHOUDING
• (respect in contact- deskundig- bekwaam- dossiervorming-
geheimhouding)

SAMENWERKING CLIENT EN ZORGVERLENER
• (Respect- geheimhouding- waardigheid- vertrouwen-
zorgovereenkomst- informeren over de zorg en
begeleiding- werkplan/ondersteuningsplan-
bereikbaarheid- vervanging)

SAMENWERKING ANDERE ORGANISATIES EN ZORGVERLENER
• (geheimhouding- informatieverstrekking- overleg-
samenwerking- bereikbaarheid- dossiervorming-
client informeren)

GEHEIMHOUDING
• (kan in alle onderdelen voorkomen)

OVERIGE
• (eigen omschrijving klacht)

Klacht via zorgverlener (tijdsbestek 1 week)

.....Na het indienen van uw klacht zal onderstaande volgorde worden gevolgd.…

Als u een klachtenformulier heeft ingevuld en opgestuurd naar De Wolkom, dan neemt De Wolkom contact met u op om binnen 5 werkdagen een gesprek met u te plannen. Als u er tegenop ziet met de zorgverlener het eerste gesprek aan te gaan dan dient u de vertrouwenspersoon op de hoogte te stellen (in de zorgmap en als bijlage van de zorgovereenkomst vind u de gegevens van de vertrouwenspersoon). Deze kan de eerste aanzet tot gesprek geven. Misschien is er sprake van een misverstand. Een gesprek kan het probleem oplossen.

Klacht via klachtenfunctionaris (vanaf 2016)

Is uw klacht na een gesprek met de zorgverlener niet opgelost? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan een klachtenfunctionaris van het klachtenportaal, waarbij De Wolkom is aangesloten. In overleg met De Wolkom kunt u contact opnemen voor een vervolg afhandeling klacht. Binnen enkele weken krijgt u antwoord met oplossing.

Klacht via Geschillencommissie commissie Zorginstellingen

Als een van de laatste middelen, om uw klacht goed te laten behandelen als voorgaande niet voldoende is,is er nog de geschillencommissie. Heeft u schade opgelopen door een behandeling of bent u onvoldoende geholpen Dan kunt u een klacht indienen bij de Geschillencommissie Zorginstellingen. De uitspraak van de geschillencommissie is bindend. De partijen zijn verplicht zich aan de uitspraak te houden. 

.....Bij voortgang van de samenwerking door De Wolkom zal een kwaliteitstoetsing formulier worden opgestuurd

(meting tevredenheid cliënt – organisatie). Dit na 1 maand, tellende vanaf datum oplossing klacht. Er zal actie worden ondernomen indien dit gewenst is naar aanleiding van de ingevulde meting, De verwerking hiervan komt in het dossier.